دور الطاقم القياديّ في المؤسسات المجتمعية لتحقيق التكامل التنظيمي

ميرنا كاتسير

المنشوارت الخاصّة بميرنا كاتسير>

المصور:Bill Branson (Photographer) הועתק

يمثّل الطاقم القياديّ في المؤسّسات المجتمعيّة مجموعة من أعضاء الطاقم الشركاء للمدير العام أو المديرة العامّة في قيادة المؤسّسة. عادةً، يتألّف هذا الطاقم من مديري المجالات المُختلفة. على سبيل المثال: منسّقو المشاريع أو مدراء الأقسام، مديرة تطوير الموارد والتمويل، وبالطبع المدير العام.

يجتمع الطاقم القيادي عادةً في أوقات محدّدة لمناقشة واتخاذ قرارات تتعلّق بالقضايا الشاملة في المؤسّسة، ويقوم أعضاء الفريق بحتلنة بعضهم البعض حول ما يحدث في الأقسام المختلفة وبتنسيق النشاطات المشتركة. بالإضافة إلى ذلك، يعمل الطاقم القياديّ كفريق واحد – يشارك أعضاءه في أدوار شاملة داخل المؤسّسة، يتعلّمون معًا ويتطوّرون مهنيًّا كمديرين، ويدعمون بعضهم البعض في مسيرة عمل المؤسّسة الى جانب المدير العام.

ما أهميّة الدور الذي يؤدّيه الطاقم القياديّ؟

عند غياب حضور ونشاط الطاقم القياديّ، غياب التنسيق، التواصل والقيادة المتماهية مع استراتيجيّة المؤسّسة والنطاق الأوسع للعمل، تكون المؤسّسة عرضة للعديد من الحالات الّتي تُظهر عدم التنسيق في العمل، عدم الإستفادة من الموارد وبالتّالي عدم الوصول للهدف بشكلٍ كافٍ. على سبيل المثال: قسم معيّن يعمل بطريقة تؤثّر سلبًا على قسم آخر داخل ذات المؤسّسة، مهام مُهمّة تضيع بين "الكراسي" لأنّه لا يوجد شخص مسؤول عن التنسيق بينها، أو إستثمار الوقت والجهد في قضايا تقع في أسفل سلّم أولويّات المؤسّسة.

هذه الحالات تعكس واحدة من المعضلات الشائعة في المؤسّسات: العمل في "صوامع منفصلة". هذا وضع يعمل فيه الأفراد أو الطواقم داخل المؤسّسة بمعزل عن المبادرات العامّة أو عن الأقسام الأخرى، وأحياناً قد يصل الأمر إلى التنافس فيما بينها.

المهمة الرئيسية للطاقم القيادي: التكامل

التكامل التنظيميّ هو الحالة التي يتم فيها تحقيق التنسيق الشبه تام بين الأقسام المُختلفة للمؤسّسة وبينها وبين المنظومة ككلّ. هذا التكامل ضروريّ لربط الأدوار والمهام والأهداف داخل المؤسّسة، مما يتيح لها التقدّم بطريقة منسّقة وتحقيق النتائج المرجوّة.

إذا نظرنا إلى القطاع الخاص مثلًا، فإنّ الموازي لهذا الطاقم هو الإدارة التنفيذيّة، حيث يلتقي المدير العام عادةً مع نوّاب المدير، أو مديري الشؤون الماليّة، التطوير، العمليّات، الإنتاج، التسويق والمبيعات والموارد البشريّة. هذا التشكيل يسمح بتحقيق التزامن ونقل المعلومات بشكل منتظم ومستمر.

ما هو التحدّي في تحقيق التكامل التنظيميّ في المؤسّسات المجتمعيّة؟

أولاً، لأن ذلك يتطلّب تواصلاً جيّدًا، مفتوحًا ومنتظمًا – وهو أمر يتطلب جهدًا وايمانًا بأهمّيّة التواصل من أجل العمل المشترك.
ثانيًا، لأن نقص الموارد يؤدّي في كثير من الأحيان إلى التنافس بين الوحدات المختلفة.
ثالثًا، لأن ديناميكيّة البيئة المجتمعيّة متغيّرة بشكل مستمر، ممّا يؤدّي إلى تغييرات في توجّهات وردود فعل المؤسّسة، وغالبًا ما يُنسى تحديث خطط العمل، المهام، وإبلاغ الموظّفين.
رابعًا، بسبب علاقات القوّة الخفيّة والسياسة الداخليّة التي تطفو في أجواء الإنفصال.

ما هي القيمة المضافة من وجود "طاقم قياديّ"؟

احدى الفوائد الكبيرة من بناء "طاقم قياديّ" هي شراكته في صياغة الاستراتيجيّة التنظيميّة بطريقة تمثّل الأقسام المختلفة للمؤسّسة ووجهات النظر المتنوّعة. هذا يساهم مباشرة في تطوير الاستراتيجيّة وجعلها أكثر فعاليّة. كما وسيأخذ أعضاء الطاقم على نفسهم مسؤوليّة التنفيذ والمتابعة بطريقة منسّقة ومركّزة مع مختلف أقسام المؤسّسة.

بشكل منتظم، يمكن للطاقم القياديّ أن يساهم في توحيد العمل بين الأقسام المختلفة في المؤسّسة – مثل تطوير الموارد، المشاريع، الإعلام، المالية، وسائل التواصل الإجتماعيّ، المجتمعات وغيرها. هذا التوحيد سيؤدّي إلى توحيد المعايير بين الأقسام، مثل اعتماد إجراءات عمل مشابهة أو طرق مكافأة متقاربة. بذلك، ستقلّ حالات التناقض في رسائل العمل او النشاطات.

طاقم قياديّ فعّال يعزّز التواصل الجيّد داخل المؤسّسة، حيث يعمل كجسر من خلال تواصل مفتوح بين الوحدات المختلفة وبين أعضاء الطاقم أنفسهم. هذا التواصل سيقلّل من حالات التكرار، مثل عمل قسمين بشكل متوازٍ على نفس المهمّة، ويقلّل من المهام التي تُهمل أو تُترك دون معالجة. التزامن بين الأقسام يساهم أيضًا في تقليل التنافسيّة بينها، وسيرفع من فرص التعاون الداخليّ بل وحتّى تحقيق التآزر.

يمكن للطاقم القياديّ أن يتولّى قضايا تنظيميّة شاملة مثل تحديث أنظمة المعلومات في المؤسّسة، تطبيق إجراءات الأمان، أو حتّى تحسين عادات النظافة في المطبخ المشترك. كما يمكن لأعضاء الفريق نقل المعلومات من الأسفل إلى الأعلى، مما يسمح برؤية شاملة للمؤسّسة ككلّ – لفهم القدرات، تحديد التحديات، وحلّ المشكلات بطريقة منهجيّة.
الطاقم القياديّ يمكنه تحقيق تحسين كبير في استخدام الموارد، من خلال رؤية شاملة للموارد المتاحة، وتنسيق العمليّات والموارد المطلوبة عبر جميع وحدات المؤسّسة. هذا التنسيق سيتيح اتخاذ قرارات مثلى بشأن إدارة الموارد، وفي الحالات الضروريّة، دمج الموارد لتحقيق الأهداف بشكل أفضل.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأعضاء الطاقم القياديّ أن يكونوا مجموعة زملاء وشركاء في إدارة المؤسّسة إلى جانب المدير العام.

بهذه الطريقة، يمكنهم دعم بعضهم البعض، التعلّم من تجارب زملائهم والتطوّر معًا، وكذلك تقديم الدعم للمدير العام بحيث تصبح تجربة الإدارة للجميع، وخاصّة للمدير العام، أقل عزلة وأكثر تعاوناً.

خطوات أولى لتشكيل طاقم قياديّ

إذا لم يكن لديكم في المؤسّسة طاقم قياديّ حتّى الآن، فهذا هو الوقت المناسب للبدء بتشكيله، بالطبع بشرط ألّا تكون المؤسّسة صغيرة جدًّا. ما المقصود بمؤسّسة صغيرة؟ مؤسّسة تضمّ حوالي 7-8 موظّفين يمكنها تحقيق التكامل التنظيميّ بشكل مباشر دون الحاجة لطاقم قياديّ. ومع ذلك، فإن هذا الحدّ مرن نسبيًّا، حيث توجد مؤسّسات أكبر قليلاً نجحت في تحقيق التكامل بدون وجود طاقم قياديّ.

ممّن يتكوّن الطاقم القياديّ؟

حاولوا تشكيل طاقم يمثّل جميع أقسام المؤسّسة، بالإضافة إلى ضمّ أشخاص في أدوار رئيسيّة مثل مدير الشؤون الماليّة أو المتحدّث الرسميّ. تحدّثوا مع كل شريك من هؤلاء بشكل فرديّ، قدّموا توقّعاتكم بشأن دوره في الطاقم، واسألوا عن توقّعاته أيضًا. شاركوا المجلس الإداريّ في هذه العمليّة واحصلوا على دعمه ومباركته.

الخطوات العمليّة:

قوموا بعقد الإجتماع الأوّل للطاقم، وحّددوا معًا أهدافه، وروتين عمله، مثل الإجتماعات الدوريّة، المخرجات المطلوبة، وطرق تقديم التقارير.
أخيرًا، شاركوا باقي الطاقم في المؤسّسة سيرورة تأسيسكم الطاقم القياديّ وعن أدواره ومسؤوليّاته.

مهام الطاقم القياديّ:

لضمان فعاليّة عمل الطاقم القياديّ، من الضروري أنّ تكون مهامه واضحة. فيما يلي بعض المهام الرئيسيّة للطاقم القياديّ:

1. تطوير الاستراتيجيّة: يشارك الفريق في صياغة الاستراتيجيّة التنظيميّة وتنفيذها داخل المؤسّسة.
2. تحقيق التكامل: يسعى إلى تحقيق التوافق بين الأقسام التنظيميّة، وضمان رؤية شاملة لما يحدث داخل المؤسّسة، مع تحديد المشكلات التنظيميّة والعمل على حلّها.
3. القيادة: يقود المؤسّسة نحو تحقيق النتائج وتحسين الأداء، مع تحمّل المسؤوليّة المشتركة بين أعضائه.
4. الزمالة: يشكّل المديرون في الطاقم مجموعة زملاء يتعلّمون من بعضهم البعض، يتطوّرون معًا، يدعمون بعضهم البعض، ويطوّرون نماذج ذهنيّة مشتركة لتعزيز التعاون والفعاليّة.

ماذا لو كان لدينا طاقم قياديّ رسميّ ولكنّه لا يتقدّم نحو التوقّعات المرجوّة؟

• حدّدوا أهداف الطاقم وأدواره، يمكنكم الإستعانة بالمخطّط أعلاه.
• لائموا التوقّعات بينكم – المدير العام وأعضاء الطاقم.
• حدّدوا في الجدول الزمني اجتماعات ثابتة، مرّة كل أسبوع أو أسبوعين.
• وزّعوا أدوار شاملة بين أعضاء الطاقم.
• شجّعوا أعضاء الطاقم على التعلّم من بعضهم البعض، على تبادل المعرفة، التشاور وحلّ المشاكل معًا.

في البداية، قد تبدو مهمّة بناء "الطاقم القيادي" ليست ذات الأهمّيّة الكبرى أمام العمل الجاري لمؤسّستكم ومتابعة كافّة الجوانب الإداريّة، الماليّة، والشراكات وأخرى، ولكنّه سرعان ما يأتي هذا الطاقم بالفائدة على أداء وصحّة أداء المؤسّسة كنهج تشاركي في العمل يضع القضيّة المجتمعيّة الّتي تتعاملون معها أمام جميع الخبرات في ذات الوقت ويمكّنكم من إحداث العمل وبالتالي الأثر بشكل أكثر دقّة وتعاونًا.

إذا كنت تسعى لتعزيز فعالية الطاقم القياديّ في مؤسّستك وتحقيق التكامل بين الأقسام المختلفة، لا تتردد في التواصل معنا للحصول على استشارة مخصّصة وخطوات عملية تساعدك على تطوير طاقم قياديّ فعّال يدعم استراتيجية المؤسّسة ويُحسّن الأداء التنظيميّ بشكل شامل.

ترجمة المقال للعربية: خلود مصالحة