البنى التحتيّة لتطوير الموارد: كل ما تحتاجينه لبدء العمل

حاجيت شمولي

المنشوارت الخاصّة بحاجيت شمولي>

المصور: شتيل ستوك הועתק

إذا كنتِ تعملين في مجال تطوير الموارد، فإن البنى التحتية اللازمة لتحقيق النجاح تُعد جزءًا أساسيًا من رحلتك. تعرفي على أهم الأدوات والوسائل لضمان نجاحك في هذا المجال. هل أنت حقًا بحاجة لكلّ هذه البنى التحتيّة لبدء العمل؟ لا. هل يُستحسن أن تكون متوفّرة لديك؟ نعم، بالتأكيد!

أودّ تصنيف البنى التحتيّة لنوعين: بنى تحتيّة ماديّة وبنى تحتيّة متعلّقة بسيرورات العمل. لنبدأ!

البنى التحتيّة الماديّة لتطوير الموارد:

بطاقات المشاريع

بطاقة المشروع  هي عبارة  عن بطاقة هوية موسّعة، تتضمّن جميع المعلومات الممكنة حول مشروعك، مبادرتك أو برنامجك. بطاقة المشروع داخليّة ومُعدة فقط لأعضاء المؤسّسة، وقد تخصّ برنامجًا قائمَا أو مشروعًا تنوون تطويره. بطاقة المشروع قد تكون مليئة بالمعلومات وتمتد على عدّة صفحات. إذا كان البرنامج قائمًا، قد تقتصر بطاقة الهوية على صفحة مختصرة تصف حلمك أو فكرتك، وبالطبع- كلّ ما يقع في الوسط.

بطاقة المشروع هي جزء من "بنك مشاريعكم"، وهي عمليًا حافظة ملفات في حاسوبك تحتوي على كلّ المعلومات المتاحة بخصوص مشاريع قائمة، مشاريع قيد التطوير أو مجرّد عنوان لفكرة رائعة لم تنضج بعد لتتحوّل إلى برنامج فعليّ. عندما يُطلب منك كتابة طلب دعم لمشروع معيّن، يمكنك غالبًا استخدام معظم المعلومات الظاهرة في البطاقة، بدلًا من بدء تجميعها من أماكن مختلفة وإهدار الوقت والطاقات. حمّلي هنا   نموذج لبطاقة مشروع  . يمكنك تعبئته بمفردك أو مع طاقم المؤسّسة.

ميزانية لكلّ مشروع

يجب أن تكون هناك لكل مشروع، سواء كان قائمًا أو جديدًا، ميزانيّة واضحة، تعكس ماليًا مركّبات المشروع، أيّ أنّها توضّح تكلفة تنفيذه. ميزانية المشروع يجب أن تتكوّن من جدولين: جدول المصروفات الذي يستعرض تكاليف المشروع، وإلى جانبه جدول المدخولات الذي يستعرض مصادر التمويل، أيّ من أيّن يأتي المال. حمّلي هنا نموذج لميزانيّات مشروع. 

One Pagers

يُقصد بذلك مستند من صفحة واحدة يلخّص بطاقة المشروع بشكل مختصر وواضح.  إذا حضرت لقاءً مع متبرّع أو شريك، وفي نهاية اللقاء، قال لك: "أرسلي لي عبر البريد الإلكترونيّ بضع كلمات عنكم"، عليك أن ترسلي هذا المستند تحديدًا- One Pager. هذا المستند هو عبارة عن ورقة تسويقيّة تثير اهتمام القارئ بالفكرة وتجعله يطلب معرفة المزيد عنها. لا نودّ عامةً إرهاق القارئ بكمية كبيرة من المعلومات الظاهرة في بطاقة المشروع، وغالبًا، لا نرفق بهذا المستند أية ميزانية. إنّه عبارة عن "مقدّمة تشويقيّة" سيطلب منك بعدها تقديم مزيد من المعلومات (ولا مشكلة لديك في ذلك، فهناك بطاقة مشروع جاهزة تفي بهذا الغرض!). يحدث ذلك بشكل خاص عندما نتحدّث عن مشروع جديد مع شركاء محتملين من  قطاع الأعمال  مثلًا.

الحضور الرقميّ

كيف ستروّجين للمؤسّسة أو للمشروع دون عرضهما في الواجهة؟ عندما تكونين مهتمّة بمنتج معيّن أو خدمة معيّنة، فإنّ أول ما ستفعلينه هو البحث عنهما على الشبكة وقراءة أكبر قدر من المعلومات عنهما، أليس كذلك؟ لا شكّ في أنّ المتبرّعين والشركاء المحتملين سيفعلون الشيء نفسه. واجهات العرض الثلاث التي نوصي بأن تتوفّر لديك هي:

موقع إنترنت – مظهره جذّاب، مُحدّث ويشمل إمكانية التبرّع (تجدين أدناه مزيدًا من المعلومات عن هذا الموضوع)

صفحة على واحدة من شبكات التواصل الاجتماعيّ  على الأقل – هنا أيضًا، يوصى بأن تكون الصفحة محدّثة وأن يُنشر فيه لمرة واحدة على الأقل في الأسبوع منشورًا مثيرًا للاهتمام يحتوي على صورة أو فيديو.

صفحة لينكد-إن للمؤسّسة وصفحة لينكد-إن للمديرة العامّة للمؤسّسة – على أن يتم تحديثها لمرة واحدة في الأسبوع على الأقل. بالإمكان تحديثها بمحتوى مشابه للمنشور الذي شاركتيه على شبكة التواصل الاجتماعيّ. استخدام لينكد-إن سيساعدك على فتح أبواب لدى مختلف المصالح التجاريّة في السوق واستقطاب شركاء، متطوّعين، أعضاء للمجلس الإداريّ وداعمين، وتجنيد تبرّعات وأموال.

نظام إدارة البيانات والمعلومات

أنظمة المعلومات تساعد على إدارة مهام متنوّعة، مثل حفظ تفاصيل جهات الاتصال، إدارة الطواقم، المتطوّعين، تخطيط الميزانيّات، إدارة مشاريع وسيرورات عمل، إدارة العلاقة مع المتبرّعين وغير ذلك. قد يساعدك هذا النظام على إدارة التبرّعات والموارد، رؤية الصورة الشاملة للمجال الذي تعملين فيه، واستنادًا إلى المعطيات المتاحة في النظام، اتخاذ قرارات حكيمة وتنفيذها. لا شكّ في أنّنا نحتاج لتصميم هذا النظام بشكل دقيق، تعميمه في جميع مناحي عملنا والتشجيع على استخدامه، وهذه سيرورات طويلة ومكلفة، ولكنّنا في سنة 2025 الان وهذه هي طريقة العمل المتّبعة حاليًّا. معظم الأنظمة الإداريّة المألوفة حاليًا (مثل سيلزفورس أو مان دي أو غيرهما) تقدّم للمؤسّسات شروطًا مريحة نسبيًّا من الناحية الماليّة، بل وتزوّدها أيضًا ببضعة حسابات مجانيّة. ننوّه أيضًا بأنّ استخدام نظام إدارة بيانات كهذا في المؤسّسة هو مشروع مكتمل الأركان بإمكانكم التوجّه إلى متبرّعين بطلب تمويله!

إمكانية التبرّع إلكترونيًّا

الوسيلة الأنجع لتجنيد التبرّعات إلكترونيًّا هي دمج نظام للدفع ببطاقة ائتمان على موقع المؤسّسة.   ولكن نوصيكم أيضًا بتحصيل التبرّعات عن طريق منصّات رقميّة خارجيّة مثل Jgive وغيرها.  إذا تعذّر عليكم إنشاء نظام لجمع التبرّعات على موقعكم، نوصيكم بالإشارة في مكان بارز إلى سُبل تقديم التبرّعات لمؤسّستكم، وتوفير كلّ المعلومات اللازمة بشكل واضح: تفاصيل الحساب البنكيّ للحوالات البنكيّة، العنوان لإرسال شيكات ورقم هاتف أحد العاملين في المؤسّسة في حال عدم إيجاد طريقة مناسبة للتبرّع.

الانتساب أو التسجيل لقاعدة بيانات في مجال تطوير الموارد

لا يمكنك تخيّل العمل بدون حاسوب، أليس كذلك؟ كذلك الأمر بالنسبة لمصادر المعلومات الملائمة، إذ لا يمكن الاستغناء عنها في عملك. يمكنك بالطبع البحث على جوجل عن صناديق أو جهات مانحة، ولكنّ ذلك سيتطلّب منك وقتًا طويلًا، من ضمن المهام العديدة الأخرى الملقاة على عاتقك.  تجدين هنا روابط لمختلف مصادر المعلومات.  نوصيك أيضًا بالبحث عن مجموعات مهنيّة على فيسبوك، واتساب و تلغرام.

نظام لإرسال نشرات إخباريّة

النشرة الإخباريّة هي طريقة رائعة للتواصل مع الشركاء والداعمين. اشتركي في خدمة النشرات الإخباريّة مثل Mailchimp، ActiveTrail، Responder وما إلى ذلك، ويمكنك تصميم النشرة بسهولة بواسطة أدوات التصميم المدمجة في النظام؛ وستعرفين أيضًا إلى من أرسلت النشرة، متى، من فتحها، من قرأها وغير ذلك. إن لم تتمكّني من الاشتراك في  نظام كهذا، احرصي على إرسال النشرة دائمًا من نفس عنوان البريد الإلكترونيّ، وفقًا لقائمة أسماء منظّمة ومحدّثة باستمرار، أنّ الرسالة الإلكترونيّة المرافقة للنشرة مكتوبة جيّدًا وأنّ هناك شخصًا متاحَا للردّ، عند الحاجة.

أدوات فعّالة أخرى نوصي بتوفيرها

أدوات لبناء استطلاعات وتقييمات يمكنكم تعميمها على الداعمين والشركا ء(مثل مستندات جوجل (Google Docs) وما شابهها)، أدوات لصنع فيديوهات لتتمكّني من تصويرها بجهازك المحمول وإرسالها للداعمين والشركاء (مثل Kapwing)، أدوات لتصميم مواد مرئيّة للتواصل مع متبرّعين كانفا مثلا) وقناة محتوى مثيرة للاهتمام تشكّل واجهة عرض إضافيّة لنشاط المؤسّسة (على سبيل المثال، بودكاست أو مدوّنة).

البنى التحتيّة لسيرورات العمل

التداخل الفعّال

لا يمكنك تطوير الموارد وأنت جالسة في الغرفة أمام الحاسوب. عليك أن تكوني متداخلة في كلّ ما يحدث في المؤسّسة لتتمكّني حقًا من تطوير الموارد التي تحتاج إليها المؤسّسة. من المهم حضور الأنشطة الميدانيّة والمشاركة في برامج رئيسيّة مثل افتتاح واختتام مشروع أو نشاط تطوّعيّ، ولا تنسي طبعًا تصوير كلّ شيء، والتحدّث مع الناس في الحقل! سيساعدك ذلك على كتابة  التلخيص السنويّ  أو إرسال تقارير للمتبرّعين والشركاء.

لقاءات ثابتة

احرصي على إقامة لقاءات ثابتة مع المديرة العامّة للمؤسّسة بخصوص تطوير الموارد، وأيضًا مع الطاقم المناسب في المؤسّسة، مثل مديرات البرامج، مركّز المتطوّعين، مديرة الأنشطة الجماهيريّة وغيرهم. كلّما كنتِ أكثر تداخلًا في أنشطة المؤسّسة وحضورًا في أوساط أصحاب الشأن، ستكون مكانتك أهم ومساهمتك أكبر في المؤسّسة.

إدارة الجدول الزمنيّ

مهامك كمطوّرة موارد عديدة: إيجاد دعوات لتقديم طلبات دعم، كتابة طلبات دعم، كتابة تقارير، إرسال حتلنات، التسويق للنشاط على الشبكة أو إدارة حملة تمويل جماعيّ وغير ذلك. إن لم تحرصي على إدارة الجداول الزمنيّة والمعلومات بشكل منظّم- لن تتمكّني قطعًا من تنفيذ جميع مهامك في موعدها. يُستحسن أن تديري كلّ هذه المعلومات في مفكّرتك. يمكنك إعداد التذكيرات بشتّى الطرق قبل موعد تقديم الطلبات، كتابة التقارير، إصدار النشرات الإخباريّة وغير ذلك.  

ميزانية لعملك

كسب المال يتطلّب أولًا إنفاق المال. هذه عبارة شهيرة في مجال التسويق وتطوير الموارد، فهذا هو جوهر التسويق. عملك أنت أيضًا مكلف، ويتطلّب وضع ميزانيّة معيّنة، على سبيل المثال: تكاليف الترجمة، تكاليف الترويج على وسائل التواصل الاجتماعيّ أو تكاليف تصميم مستندات معيّنة من قبل مصمّمة مهنيّة، التكلفة الشهريّة لمنصّات الدفع (خارجيّة أو داخليّة)، نظام النشرات الإخباريّة، خدمات البريد العاديّ وغير ذلك. احرصي على وضع ميزانيّة واضحة في بداية كلّ سنة لتتمكّني من تنفيذ مهامك، والتزمي بها طوال السنة.

تطوّرك المهنيّ

وظيفة مطوّرة الموارد هي وظيفة "منعزلة" جدًا، على الرغم من ارتباطها بعدد كبير جدًا من المجالات. لتجنّب الإجهاد في العمل وللحفاظ على إيجابيتك وإبداعك لوقت طويل،  يجب أن تهتمّي بنفسك أيضًا: ابحثي عن مرشد أو موجّه، تسجّلي للدراسة في مجالات مناسبة، شاركي في مؤتمرات مهنيّة في المجال، شاركي في استكمالات مهنيّة مثيرة للاهتمام تزيد من فاعليّتك وإبداعك (هل تسنّى لك من قبل أن تجرّبي  (AI لتطوير الموارد؟) أو ابحثي عن زميل أو زميلة من ذات المجال لاستشارتها عند الحاجة.

نحن في طاقم المستشارات والمتشارين التنظيميّين نسعى دائمًا لنشر المعرفة التي تساعدك لأداء افضل في مهمتك، هل لديك تساؤل حول ما ذكر أعلاه وامور أخرى؟ تواصلي معنا

ترجمة المقال: ربى سمعان، جلوكال